Il processo evolutivo che ha interessato le tecnologie dell’informazione e l’impatto che la diffusione dell’accesso ad internet ha avuto sul comportamento e sulla “cultura” delle persone, ha modificato radicalmente lo scenario di fruizione dei servizi e le modalità di interazione tra i soggetti sia in ambito pubblico che privato.

Questo fenomeno ha interessato trasversalmente tutte le categorie produttive, il sistema bancario, il mondo della finanza, le aziende, gli Enti Previdenziali e, più in generale, la PA (Pubblica Amministrazione), creando le condizioni affinché si sviluppassero nuove tipologie di servizi, si sfruttassero al meglio le potenzialità delle tecnologie e della rete e si utilizzassero e si creassero informazioni ed opportunità di sviluppo che fino ad oggi erano inimmaginabili.

Molto può essere ancora fatto, soprattutto da parte degli Enti Previdenziali e della PA e, in un certo senso, “deve” essere fatto necessariamente, dal momento che le dinamiche evolutive di questo scenario mutano così rapidamente che si rischia di non riuscire a cogliere le nuove opportunità di crescita e di non sfruttare adeguatamente le enormi potenzialità che ormai la digital integration mette a disposizione.

Nello specifico, per poter garantire la piena realizzazione dei principi di efficacia, efficienza ed economicità ed in ottemperanza dell’attuale quadro normativo, gli Enti Previdenziali si trovano ormai, di fatto, a dover affrontare un processo di rinnovamento senza precedenti.

Pilastro normativo di questo processo è il Codice dell'Amministrazione Digitale (d.lgs. 82/2005 e successive modificazioni ed integrazioni) – di seguito Cad - che è stato elaborato con l’obiettivo di creare le condizioni per una reale "sburocratizzazione" degli Enti Previdenziali (ed in generale della PA) che si sviluppa secondo due linee guida:
-    garantire alla collettività il diritto ad un'amministrazione ispirata a modelli di operatività e a strumenti di comunicazione in grado di sfruttare appieno i vantaggi offerti dalle nuove tecnologie;
-    imporre l’obbligo ed il dovere di dotarsi degli strumenti e delle procedure idonee a rendere effettivamente esigibili tali diritti.

Questo processo di trasformazione indotto dal Cad, ha già consentito fino ad oggi di ottenere significativi vantaggi grazie ad iniziative finalizzate all’incremento dell’efficienza interna, le quali costituiscono il presupposto su cui basare l’ammodernamento dell’Ente, come ad esempio la Firma Digitale.

Ma l’iniziativa che, più di ogni altra, potrà rappresentare la vera svolta nel processo di "sburocratizzazione" è l’attuazione diffusa della dematerializzazione documentale che si estende, ovviamente, al Protocollo Informatico ed alla più ampia problematica di Gestione dei Documenti Elettronici (dove per documento intendiamo, nell’ambito dello scenario tecnologico attuale, qualsiasi aggregato di informazioni).

In questo nuovo contesto, infatti, il termine “dematerializzazione”, tradizionalmente usato per identificare la progressiva trasformazione degli archivi cartacei in documenti informatici, assume un nuovo significato più esteso dal momento che gran parte dei documenti ormai nascono, si trasmettono, si conservano e si consultano in formato digitale. Inoltre la grande quantità ed eterogeneità di informazioni e documenti che oggi vengono raccolti o che si possono acquisire per completare il quadro informativo su un contesto, su una persona, una azienda o su un fenomeno da osservare, sono tali e tanti da richiedere ormai strumenti e tecnologie adeguate per la loro ricerca e per la loro fruizione crossmediale.

In quest’ottica, il tema della dematerializzazione della documentazione acquisita o prodotta nell’ambito dei processi operativi ed amministrativi rappresenta attualmente uno dei principali elementi di interesse nell’ambito della digitalizzazione dell’attività amministrativa e costituisce sicuramente una linea prioritaria di azione ai fini della riduzione della spesa, in termini sia di risparmi diretti (carta, costi di archiviazione, etc.) che di risparmi indiretti (tempi per la ricerca delle informazioni, efficienza, etc.).

Se da una parte, quindi, esistono le condizioni per un approccio nuovo e consapevole alla  dematerializzazione documentale, dall’altra bisogna tener conto anche di una serie di difficoltà collegate al nuovo contesto in cui tali iniziative si collocano. 

In particolare bisogna esaminare la complessità della conservazione permanente delle informazioni digitali prendendo in considerazione i cambiamenti che nel tempo possono verificarsi nei formati o nelle tecnologie di memorizzazione e di ricerca.

Ulteriori difficoltà possono essere collegate ai cambiamenti organizzativi che bisogna necessariamente mettere in atto per implementare i processi di mantenimento e aggiornamento degli archivi documentali ma anche per riuscire effettivamente a semplificare i flussi operativi e la fruizione dei documenti.

Non ultimi, vanno vagliati i costi legati ad una corretta progettazione e implementazione dell’impianto tecnologico ed organizzativo legato ai nuovi processi da attivare.

La maggiore difficoltà, tuttavia, ad avviso di chi scrive è legata al rischio che questo processo di rinnovamento si completi troppo tardi, che non si faccia in tempo a conseguire i risultati attesi prima che si aggiungano nuovi tipi di documento, cambi l’ordine di grandezza delle loro quantità, cambino le esigenze dell’utenza e le modalità di fruizione, cambi la normativa o le politiche di trasparenza (es. open data).

In questo contesto in rapida evoluzione, quindi, il maggior fattore critico è rappresentato dal tempo. Di conseguenza per essere realmente efficaci è necessario migliorare la produttività per contenere i costi e garantire il ritorno degli investimenti atteso. La capacità di “seguire” il mercato adattando prodotti e servizi velocemente ai suoi cambiamenti richiede implementazioni in tempi rapidissimi, una corretta pianificazione e la costruzione di un team che abbia competenze ed esperienze specialistiche nell’ambito della digitalizzazione dei servizi e nel governo delle nuove tecnologie.

Ad esempio, una delle tecnologie che bisogna essere in grado di governare è sicuramente il Business Process Management (di seguito Bpm), ed ovviamente tutti gli strumenti e le tecnologie collegate, dal momento che può rappresentare un supporto importante nella integrazione, ottimizzazione e monitoraggio dei nuovi processi documentali e nel consentire una drastica riduzione dei tempi di implementazione dei progetti e la successiva manutenzione.
Oggi la maggior parte delle informazioni presenti in azienda sono non strutturate e distribuite tra archivi cartacei o informatici di vari tipo, in vari formati, in vari luoghi, ecc. Queste sono un vero e proprio capitale inutilizzato o sottoutilizzato, che faticano ad essere trasformate in conoscenza e quindi in azioni e decisioni. 

Il Bpm è la piattaforma che consente di valorizzare questo capitale avendo come obiettivo non solo la gestione dei processi con la tecnologia, ma la creazione di una cultura che incoraggi la condivisione delle informazioni. Il Bpm promuove l’idea che un’azienda va avanti grazie alle informazioni che sono memorizzate, condivise e distribuite fra gli impiegati.

Di conseguenza una delle prime scelte che si impone all’Ente è quella di valutare se strutturarsi adeguatamente, dotandosi di competenze specialistiche, o farsi affiancare da partner qualificati che abbiano in queste competenze il proprio core business. La seconda ipotesi è sicuramente la soluzione più economica e consente di ridurre al minimo i rischi di investimento su ambiti tecnologici ed applicativi che potrebbe non essere facile ammortizzare. Ovviamente questo è vero soltanto se si individua un partner di comprovata professionalità.