La crisi pandemica, le quarantene e l’esigenza di distanziamento hanno imposto sin da marzo 2020 di organizzare gli incontri degli organi collegiali – CdA, Collegio, Assemblea – con modalità telematiche.

Molto lungimirante è stata sin da subito Covip che, con la propria Circolare n. 1096 dell’11 marzo 2020, in considerazione della situazione particolare ha ammesso la possibilità di svolgere le riunioni degli organi collegiali in teleconferenza (sia audio che video) a prescindere dalle previsioni statutarie, consentendo l'approvazione del bilancio del 2019 entro la fine del mese di giugno 2020.

Alle indicazioni Covip, ha poi fatto seguito il Decreto legge 17 marzo 2020, n. 18, che all’art. 106 ha prorogato il termine di convocazione dell’assemblea di bilancio per il 2020 e per il 2021 (ma non per il 2022). Lo stesso articolo ha poi introdotto un regime derogatorio di svolgimento delle assemblee telematiche, applicabile anche alle associazioni e alle fondazioni, a prescindere da specifiche previsioni statutarie, prorogato di tempo in tempo e attualmente in vigore per tutte le assemblee che si svolgeranno fino al 31 luglio 2022 (cfr. art. 3, comma 1, DL 228/2021).

Conseguentemente ad oggi, pur non essendo prorogato il termine per l’approvazione del bilancio, che dunque resta quello ordinariamente indicato dal proprio statuto, permane la possibilità di svolgimento dell’assemblea in modo esclusivamente telematico fino al 31 luglio, anche senza previsione statutaria.

Come potremo regolarci dopo il 31 luglio 2022?

Ora che è prossimo il termine del 31 marzo entro cui dobbiamo procedere con l’adeguamento statutario ai nuovi schemi Covip del 19 maggio 2021, è opportuno regolare e aggiornare anche le disposizioni statutarie relative allo svolgimento telematico delle sedute degli organi collegiali.

Come strutturare concretamente le clausole?

In primo luogo, è necessario precisare che gli strumenti attraverso cui si svolge la partecipazione a distanza debbano consentire l’identificazione del partecipante a cura di chi presiede la seduta e che ci debba essere la possibilità di interlocuzione sugli argomenti all’ordine del giorno.

In linea generale, si ritiene che non sia necessario richiedere la compresenza di Presidente e Segretario nel medesimo luogo, in quanto tale compresenza è funzionale al confezionamento immediato del verbale della seduta, ma nulla esclude che vi si possa provvedere anche in un secondo momento (cfr. Massima n. 187 dell’11 marzo 2020 del Consiglio Notarile di Milano).

Inoltre, può essere opportuno strutturare diversamente la clausola statutaria per lo svolgimento telematico delle sedute di Collegio e Consiglio rispetto all’Assemblea dei Delegati. Mentre per i primi due organi, infatti, si può semplicemente prevedere la possibilità di partecipazione telematica dei suoi componenti (restando comunque agevole gestire con pochi partecipanti riunioni miste, con alcuni in presenza e altri in collegamento a distanza), la clausola relativa all’Assemblea dovrebbe essere strutturata in modo da evitare di assegnare diritti soggettivi ai Delegati atteso che garantire un collegamento ad una riunione mista potrebbe essere complicato e costoso e comunque le modalità di svolgimento dell’Assemblea devono poter essere oggetto di valutazione da parte del CdA, nell’interesse del fondo, organizzando una riunione esclusivamente fisica, esclusivamente telematica o fisica con possibilità di partecipazione telematica (su queste riflessioni, si veda la Massima n. 200 del 23 novembre 2021 del Consiglio Notarile di Milano).

PER APPROFONDIRE

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