Anche nel sistema della sanità integrativa, come in quello della previdenza integrativa, è invalsa la pratica di ricorrere a processi di outsourcing sia per l’attività assicurativa che per quella amministrativa. 

Diversamente da quanto accade nel sistema di previdenza complementare, tuttavia, non esistono regole e norme in materia di esternalizzazione e non sono regolate né le caratteristiche/requisiti che devono possedere i cd. outsourcer, né il processo di esternalizzazione e la fase di convenzionamento e controllo. 

Anche in assenza di una disciplina ad hoc, occorre interrogarsi sulla opportunità di una autoregolazione minimale dei processi di esternalizzazione nella consapevolezza che la delega di funzioni all’esterno rappresenta un processo spesso efficace e opportuno ma non libera il Fondo delegante dalle proprie responsabilità, generando, di contro, nuovi e specifici rischi legali ed operativi e dunque appesantendo il livello di responsabilità a cui è esposto il Fondo sanitario. 

Il Fondo sanitario, infatti, è libero di scegliere se operare a mezzo di personale alle sue dirette dipendenze ovvero attraverso l’interposizione di un terzo soggetto; ma anche quando scelga questa seconda opzione, comunque deve rispondere dell’operato del terzo come del fatto proprio, nel presupposto che il soggetto incaricato stia svolgendo una funzione o un’attività che sono (anche e innanzitutto) proprie del soggetto delegante. Dal punto di vista giuridico, il committente nel processo di affidamento continuerà ad essere responsabile civilmente secondo i tradizionali schemi della "culpa in vigilando" e "culpa in eligendo"; l’outsourcer risponderà genericamente in base all’art. 1218 del codice civile in caso di specifiche responsabilità contrattuali inerenti al contratto di outsourcing e in base all’art.1710 cod. civ. 

Per tale motivo il contratto di outsourcing va redatto con precisione definendo nel dettaglio:

• I compiti affidati all’outsourcer, le sue responsabilità 
• La definizione regole che facilitino l’accesso ai dati ed il controllo
• Eventuali sanzioni /massimali di risarcimento (in modo da poter eventualmente procedere con la stipula di una polizza assicurativa che copra gli stessi).

Tale contratto dovrà essere accompagnato da uno SLA che definirà più nel dettaglio i livelli di servizio e i rapporti tra l’outsourcer ed altri soggetti coinvolti nel processo. 

Per il contenimento del rischio legale, operativo e reputazionale, potrebbe risultare decisivo procedimentalizzare il processo di selezione in tutte le fasi.

Un ulteriore aspetto che dovrebbe essere approfondito, inoltre, riguarda il profilo più strettamente organizzativo del fondo delegante. 

Per i Fondi sarebbe importante infatti prevedere la collaborazione di professionalità adeguate che supervisionino l’intero processo di esternalizzazione:

• consulente legale per la valutazione dei rischi legali intercorrenti tra il fondo e l’outsourcer;
• consulente tecnico attuariale per la valutazione dell’esternalizzazione assicurativa;
• consulente sanitario, per la valutazione di tutti aspetti di natura medico-sanitaria legati ai processi di esternalizzazione. 

Su questi temi Mefop ha avviato una riflessione attenta con i diversi enti della sanità integrativa e l’auspicio è quello di riuscire a promuovere l’adozione di poche ma importanti linee guida che anche su questi aspetti risultino decisive per lo sviluppo dell’efficienza e dell’accountability dell’intero settore.  

1. Individuazione del servizio 
   L’individuazione del servizio da esternalizzare presuppone una valutazione tecnica, da svolgersi avendo riferimento ad un’analisi degli obiettivi strategici, della struttura operativa e dell’interesse del beneficiario. A tal proposito va svolta una analisi interna del servizio evidenziando punti di forza e di debolezza attuali.
    
2. Creazione del capitolato
   La creazione del capitolato è volta ad identificare al meglio i bisogni evitando il rischio di standardizzazione della richiesta
    
3. Avviso/Pubblicità per richiesta del servizio
   L’avviso per la richiesta obbliga il fondo a chiarire al meglio il metodo di selezione e a creare griglie oggettive di selezione. Ulteriore vantaggio è quello legato all’aumento della trasparenza del processo. 
    
4. Selezione fornitore e sottoscrizione della convenzione
   In questa fase è opportuno avere la massima attenzione alla definizione delle responsabilità, alle tempistiche e alle scadenze e all’inserimento di eventuali norme di salvaguardia.
    
5. Monitoraggio e controllo
   Al fine di poter monitorare e controllare l’operato dell’outsourcer è necessario condividere uno SLA nel momento della sottoscrizione della convenzione. La verifica costante e puntale dei vari processi anche attraverso visite presso la sede dell’outsourcer sono il più efficace strumento di monitoraggio.